Si hay una tendencia laboral que ha marcado el 2020 es sin duda el trabajo a distancia. El también llamado teletrabajo ha venido para quedarse más allá de la pandemia, sobre todo en las economías más avanzadas y en los trabajadores más cualificados y con un nivel de educación más alto, según una reciente investigación de McKinsey & Company.

Después de un año en el que la mayoría de las empresas se han adaptado al teletrabajo a la fuerza y en un tiempo récord, los responsables de recursos humanos tienen por delante el reto de incorporar esta nueva modalidad de trabajo en sus planes estratégicos y de contemplarlo como una oportunidad para aumentar la satisfacción, y con ello la productividad y el engagement de sus empleados. Es hora de analizar los aprendizajes de estos meses y reorganizar presupuestos y herramientas tecnológicas. Aquí te damos 6 claves que todo responsable de recursos humanos debe tener en cuenta para gestionar el teletrabajo en su organización:

Los responsables de recursos humanos tienen por delante el reto de incorporar esta nueva modalidad de trabajo en sus planes estratégicos 

1 .- ADAPTAR  LAS DIRECTRICES CORPORATIVAS AL TRABAJO A DISTANCIA

Si bien algunas empresas se han adaptado con rapidez a la nueva situación, para la mayoría esta transición ha sido complicada. Sin estar acostumbrados a gestionar equipos en remoto, los directores de recursos humanos han tenido que acostumbrarse a esa nueva normalidad de la oficina online.

Zoom, Teams, Slack, Webex…La mayoría de las empresas han podido organizarse logísticamente gracias a las herramientas basadas en Internet. Gracias a ellas los empleados han podido interactuar entre sí a través de plataformas basadas en el chat, llamadas de videoconferencia, seminarios web y otras formas de compromiso virtual programado. Más allá de que algunos no estuvieran familiarizados con estas herramientas, a menudo las malas conexiones de internet en casa nos han jugado malas pasadas.  Además, las empresas han tenido que hacer frente a la llamada fatiga digital, y a las consecuencias en los empleados de no marcar fronteras entre su trabajo y su vida personal. Y es que una estrategia de trabajo a distancia no debe convertirse en una estrategia de trabajo a todas horas, lo cual tendrá un impacto en la productividad de los empleados y el bienestar personal a largo plazo.

Empresas como Twitter ya han reaccionado. Según publicaba Business Insider recientemente, aconseja a sus empleados tomar descansos entre reuniones, les han asignado un día extra de descanso al mes y han creado actividades y normas especiales para padres con niños pequeños en casa.

Formar a sus directivos en la gestión de equipos en remoto es fundamental para afrontar con éxito el teletrabajo. En una reciente encuesta elaborada por Work & Home, un 74% de los directivos de RRHH consideraban la gestión de equipos en remoto como una de las mayores dificultades del trabajo a distancia. Una buena opción para ayudar a la concentración de los empleados podría ser incorporar la técnica pomodoro, que sugiere que hacer una tarea entre periodos de descanso es mejor que tratar de completarla en una sola sesión. Un empleado debe trabajar durante 25 minutos, tomar un descanso de cinco minutos y así sucesivamente.

2.- CONTAR CON LA TECNOLOGÍA ADECUADA

El teletrabajo o trabajo a distancia se utiliza de manera diferente en cada industria. Mientras que algunos requieren reuniones directas con los clientes y otras interacciones, otros realizan tareas de back-office o en solitario. Desde el comienzo de la pandemia, varias aplicaciones de software nuevas y existentes han permitido interacciones virtuales y con clientes. Características como la capacidad de reuniones múltiples, el chat, el intercambio de archivos, la grabación de audio, la grabación de vídeo, etc. han permitido obtener resultados satisfactorios. Por ejemplo, las plataformas de servicios médicos han conseguido que la consulta virtual sea ya una opción viable para muchos usuarios que antes ni se lo planteaban.

Según la industria y el proyecto, la elección de las herramientas tecnológicas adecuadas – soluciones basadas en la nube y soluciones híbridas basadas en la nube – es fundamental para establecer una estrategia de trabajo a distancia satisfactoria. Aplicaciones como Microsoft Teams o Slack, que permite segmentar la comunicación en canales temáticos, han visto como su uso se multiplicaba en este último trimestre del año.

Lo que estos servicios hacen esencialmente es proporcionar un conjunto de herramientas de comunicación y colaboración corporativas que enlazan directamente con el directorio global de la compañía pero que no dependen de los datos que se encuentran en los servidores físicos de la organización. Los empleados pueden acceder más fácilmente a estas soluciones basadas en la nube en cualquier lugar y en cualquier momento.

3.- ESTABLECER UNA ESTRATEGIA DE COMUNICACIÓN

La comunicación es la base de todas las actividades. Es importante crear una plataforma digital común que todo el mundo sepa utilizar, para evitar la confusión de utilizar muchas plataformas, así como el uso excesivo del correo electrónico. Este ha pasado a un segundo plano en favor de otras opciones más ágiles, como MS Teams o Slack, que permiten crear canales privados y charlas grupales y personales que están vinculadas al directorio global y a la cuenta de correo electrónico oficial de la empresa. Esta forma de comunicación es más flexible e informal y puede ayudar a una solución más eficaz de los problemas gracias a una mayor claridad y a una resolución basada en la información, sin necesidad de acudir a una llamada. Por ejemplo, un empleado puede enviar un mensaje en privado a otro para aclarar dudas y un equipo puede crear su propio grupo de discusión.

4.- FAVORECER EL EQUILIBRIO ENTRE TRABAJO Y VIDA PRIVADA

Una de las mayores preocupaciones con respecto al teletrabajo es tener que gestionar la vida profesional dentro de entornos menos formales u organizados, como el hogar. Al no existir una desconexión física con el lugar de trabajo, las horas que antes se dedicaban a las tareas domésticas o al ocio en casa, se cambian por un aumento de las horas de trabajo. El resultado suele ser un agotamiento más rápido, en particular entre los padres jóvenes que están equilibrando el trabajo y la gestión de la familia, haciendo malabarismos con los plazos profesionales y el cuidado de los niños (sobre todo cuando muchos colegios también han adoptado la enseñanza a distancia).

Las empresas deben tener en cuenta esas preocupaciones con respecto a la salud física y emocional de sus empleados. Aunque no se pueda viajar, se debe alentar a los empleados a tomarse los días de descanso necesarios. Ofrecer incentivos relacionados con actividades de cuidado físico y emocional (fisioterapeutas, coaching, psicólogos, meditación o deporte) puede ser una buena manera de asegurar su salud física y mental.

El foco en el bienestar del personal es necesario para garantizar un flujo de trabajo sin problemas, generar confianza en la organización y su propósito y promover la creación de equipos. Algo muy sencillo de implementar y que debería ser una práctica común es preguntar por el bienestar de todos al comienzo de las llamadas o reuniones o al conectar con los empleados que puedan estar pasando por un momento difícil, como ha sido el caso estos últimos meses.

Siguiendo con el ejemplo de Twitter, “la compañía puso en marcha sesiones de ayuda para padres, en las que el personal de recursos humanos escucha sus preocupaciones, así como sesiones con psicólogos y un Campamento Twitter virtual con actividades para padres e hijos y eventos grupales para contar cuentos a la hora de dormir”. O un ejemplo más cercano, el responsable de recursos humanos del Banco de Santander, Jaime Pérez Renovales, exhortaba a los empleados del banco a “respetar los tiempos de descanso que ayuden a la conciliación, no convocar reuniones fuera del horario de la jornada laboral a menos que sean imprescindibles y garantizar el derecho a la desconexión digital”, según publicaba Cinco Días en un reciente artículo.

Una de las claves del teletrabajo es la flexibilidad que permite. Las empresas deben ofrecer a sus empleados un sistema de gestión del tiempo que funcione para ellos, y que se adapte a los estilos de trabajo individuales. Cada persona puede tener una forma diferente de hacer las cosas por la cual no debe ser juzgado – si está completando sus tareas según los plazos de los proyectos, tanto internos como externos. Los beneficios de la programación flexible tienen un efecto relajanteque conduce a un aumento de la productividad. El empleado sabrá cuál es la mejor manera de priorizar las respectivas tareas formales e informales para asegurar que sus compromisos laborales se cumplan y sin estrés adicional.

5.- ASIGNAR UN PRESUPUESTO AL TELETRABAJO

Más allá de lo que finalmente disponga la Ley del Teletrabajo, las empresas deben invertir en el aprendizaje de sus empleados y su espacio de trabajo y cultura organizativa.

Los equipos informáticos como tablets u ordenadores portátiles, y la ayuda con las conexiones de wifi, facilitan que los empleados puedan disponer de un entorno adecuado para trabajar desde casa. Algunas empresas, como el Banco de Santander, facilitan a sus empleados mesas y sillas ergonómicas para montar su oficina en casa.

6.- SEGURIDAD DE LA RED Y FORMACIÓN 

Por último, las empresas deben invertir en su infraestructura de ciberseguridad / seguridad de la red de la empresa.

Desde que el brote de la COVID-19 obligó a situaciones de teletrabajo a una escala mundial sin precedentes, ha habido un aumento en los ataques de phishing y en las brechas de seguridad. Con cientos de millones de personas trabajando a distancia en todo el mundo, los hackers y ciberdelincuentes han intentado aprovecharse de los empleados que trabajan en redes y dispositivos personales desprotegidos que carecen de la seguridad adecuada, como informaba recientemente El Español.

Además de los correos electrónicos estándar de phishing que suplantan a clientes y compañeros de trabajo, entre otros, los piratas informáticos se han hecho pasar por organismos gubernamentales como la Agencia Tributaria e incluso por la Organización Mundial de la Salud, pretendiendo transmitir información sanitaria de emergencia.

En consecuencia, es importante que las empresas que realicen una auditoría de seguridad de la red para evaluar los niveles de vulnerabilidad y ofrecer soluciones a los fallos que puedan surgir.

Además de analizar los aspectos técnicos de la seguridad de la red, una auditoría de seguridad también puede evaluar las políticas de IT de una empresa en relación con el comportamiento de los empleados y las mejores prácticas. Las violaciones de la seguridad de la red a menudo ocurren no debido a una tecnología inadecuada, sino porque los empleados no están entrenados en los protocolos de seguridad apropiados o porque la firma carece de políticas estándar para guiar el comportamiento de los empleados en línea.

Es indudable que estos meses han cambiado muchas cosas de manera abrupta, pero tal vez cuando echemos la vista atrás veamos la pandemia como el catalizador de una nueva forma de vida, de la que salimos, entre otras cosas, con un concepto más humano del trabajo y con un mayor equilibrio entre nuestra vida profesional y personal.

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